Beszerzési folyamatok informatikai támogatása

Az Atigris Zrt. hosszabb idő óta foglalkozik a közbeszerzések lebonyolításának informatikai támogatásával. Az első változatában 2002-ben létrehozott BIR elnevezésű alkalmazás, elsősorban azoknak a beszerző szervezeteknek a működését hivatott segíteni, amelyek tervszerűen és szabályozott módon, más (felhasználó) szervezetek megbízása alapján, nagyszámú közbeszerzési eljárás lefolytatásával gondoskodnak megbízóik termék- és szolgáltatás igényeinek kielégítéséről. Ilyen funkciót viselnek a nagy intézményrendszereket irányító minisztériumok (pl. HM, IRM, FVM stb.) által felügyelt központi beszerző szervezetek ill. a legutóbbi időszak döntései nyomán a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság.

A BIR alkalmazásával a beszerző szervezet számára lehetővé válik

a beszerzések jogszerűségének, átláthatóságának és végrehajtásuk irányításának biztosítása,
az egységes és informatikailag támogatott ügyintézési gyakorlat kialakítása,
a beszerzések gazdaságosságának elemzéséhez szükséges statisztikai adatbázis létrehozása és fenntartása.

A BIR Microsoft technológiai alapokon fejlesztett alkalmazás, melynek legfontosabb jellemzői

a folyamatszemléletű felépítés,
a program- és projektszerű beszerzések támogatása,
a feladatkörökhöz igazított jogosultsági-, és ezt tükröző menürendszer kialakítása,
sablonok széleskörű alkalmazása,
a szabványos irodai szoftverek lehetőségeinek kihasználása (Excel, Word, stb.),
elektronikus dokumentumok kezelésének biztosítása,
a rendszerek közti párbeszédet biztosító technológiai szabványok beépítése.

A BIR logikája szerint a beszerzési folyamat az ún. Éves Beszerzési Terv egyes tételeinek realizálására vonatkozó Megbízás adatainak feldolgozásával veszi kezdetét, melyet a szükséges ellenőrzések és egyeztetések végrehajtása után az Eljárás megindítására vonatkozó vezetői döntés követ. E döntés alapján kerül sor az eljárási dokumentumok szakmai tartalmáért és a jogszerű lebonyolításért felelős Bizottság, valamint az adminisztratív feladatokat ellátó és koordináló szerepet betöltő Ügyintéző kijelölésére. A továbbiakban a kijelölt ügyintéző gondoskodik arról, hogy az adott beszerzéssel összefüggésben keletkezett valamennyi releváns adat a rendszerben rögzítésre kerüljön, és ezek megfelelő formában a bizottsági tagok és döntéshozók számára jogosultságuk szerint rendelkezésre álljanak. A modulárisan felépülő szoftver az Ajánlatkérés megjelentetésétől kezdődően követi a különféle eljárási cselekményeknek megfelelő szakaszokat (Részvételi, Ajánlattételi, Tárgyalási stb.) és beépített sablonokkal teszi egyszerűvé az Úniós ill. hazai jogszabályokban rögzített mintáknak megfelelő dokumentumok előállítását. A sablonok közé a beszerző szervezet belső rendelkezéseinek megfelelő minták is felvehetők.

A programrendszer beépített algoritmusokkal támogatja az Ajánlattevők alkalmasságának ill. ajánlataik érvényességének vizsgálatát. A rendszerben rögzített értékelési kritériumok és súlyszámok alapján objektív döntési javaslat készül az egyes ajánlatok értékeléséről. A BIR lehetővé teszi az egyes eljárások eredményeként létrejött szerződések pénzügyi teljesülésének folyamatos nyomon követését is.

A rendszerbe épített lekérdezések segítségével a szervezet vezetői nem csak a beszerzések mindenkori állapotáról juthatnak információkhoz, hanem képesekké válnak a felügyeletet ellátó szervezetek irányából érkező információs igények gyors kielégítésére is. Kifejezetten a vezetői munka támogatását célozzák a rendszer azon elemei, melyek felhasználásával láthatóvá válik az egyes ügyintézők mindenkori aktuális terhelése, adott időszakokban nyújtott teljesítménye ill. ellenőrizhető az általuk bonyolított eljárási cselekmények jogszerűsége.

A rendszer a Microsoft SQL Server 2005, a Microsoft .NET 3.0 Framework és a Microsoft Internet Information Services (IIS) technológiára épülő web alapú alkalmazás. Ennek legfőbb előnye, hogy a rendszer egy központi szerveren fut, a kliens számítógépeken az Internet Explorer alkalmazáson kívül nincs szükség telepítésre és karbantartásra. Az adatokhoz való hozzáférés megfelelő szabályozását a Microsoft Active Directory és a Windows szabványos megoldásai biztosítják.

A rendszer üzemeltetéséhez minimálisan az alábbi szoftver licenszek szükségesek: