FilingDoc & FilingCabinet

FilingDoc & FilingCabinet Elektronikus iratkezelő rendszer

Az Atigris Informatika ZRt. a nagyvállalati környezetben jelentkező iratkezelési feladatok megoldására fejlesztette ki a FilingDoc iktató, iratkezelő szoftvert, mely a FilingCabinet programcsomagban pályázat és szerződéstár modullal kiegészítve is kapható. A FilingDoc / Filing Cabinet teljeskörűen támogatja az elektronikus és a papír alapú dokumentumok, faxok, levelek, stb. kezelését.

A Microsoft technológiai alapokon fejlesztett szoftver jól illeszkedik a vállalatoknál, intézményeknél elterjedt Microsoft Windows, Microsoft Office irodai környezetbe és infrastruktúrába, használata kényelmes, egyszerű és gyorsan elsajátítható.

Az iratkezelési és kényelmi funkciók arzenálja, a biztonsági kérdések kezelése és a skálázhatóság mellett a rugalmas testreszabhatóság biztosítja a vállalati, intézményi működéshez, szervezeti felépítéshez és szabályzáshoz tökéletesen illeszkedő, hatékony megoldás kialakíthatóságát.

A pályázattár és a szerződéstár segítségével az intézmények számára fontos közbeszerzési folyamatok is hatékony támogatást nyernek.

A FilingDoc / FilingCabinet könnyedén integrálható más informatikai rendszerekkel, pl. vállalatirányítási rendszerrel is. Az Atigris Informatika ZRt. első lépésként az általa forgalmazott MBS Navision ERP rendszer támogatását biztosítja.

A FilingDoc / FilingCabinet bevezetéséhez és használatához ügyfeleink számára biztosítjuk azon szakértői, tanácsadói, rendszermérnöki és fejlesztői szolgáltatásokat, oktatást, melyek segítségével a valós felhasználói igényeket legjobban kielégítő és a szervezet folyamatait maximálisan támogató megoldás kerülhet megvalósításra.

Az így kialakított elektronikus iratkezelés eredményeként a szervezet tevékenysége során az iratok feldolgozása gyorsabb, pontosabb lesz. Az iratkezelést végzők mindig pontos információhoz jutnak az egyes iratok és az iratkezelési folyamatok állapotáról. A dokumentumokban tárolt információk azonnal hozzáférhetők, a korábban visszakeresésre fordított idő néhány kattintásnyira zsugorodik. A papírfelhasználás jelentősen csökken, sok esetben nem is mozognak a papírok, ezáltal nem is vesznek el. A rendszer segítségével előállítható statisztikák és mérőszámok révén a vezetők képet kaphatnak az iratkezelési folyamatok hatékonyságáról, melyek követhetővé, átláthatóvá válnak. Nem csak a dokumentumokban tárolt információk, de a dokumentum életútja is követhető, visszakereshető, hiszen a rendszer rögzíti, hogy mikor, ki, milyen tevékenységet végzett a dokumentummal.
A rendszer által biztosított automatizmusok révén a szervezeti vagy szabályozásbeli változások azonnal és könnyen végrehajthatók.

Műszaki ismertető:

Technológiai háttér:
A rendszer Microsoft Visual Studio .NET fejlesztői keretrendszerben C# nyelven íródott, így megfelel a korszerű fejlesztési módszereknek. A rendszer XML konfigurációs állományokban tárolja a beállításokat, az adatok tárolása a korszerű Microsoft SQL 2000 adatbázis szerver használatával történik. A szkennelési funkció a TWAIN rendszerű illesztőprogramokkal kompatibilis szkennereket támogatja. A jelentések (pl. postakönyv, átadólista, iktatókönyv stb.) a Crystal Reports funkcionalitás segítségével készülnek. A felhasználók azonosítása a Microsoft Active Directory, míg a külső címtár kezelése Microsoft Outlook integrációval történik. A bejövő és a kimenő faxok kezelésére a rendszer rendelkezik Fax szerver integrációval.

FilingDoc funkciói:

Jogosultságok kezelése
A rendszer Active Directory integráció segítségével azonosítja a felhasználókat. A lehetséges szerepkörök a következők: szignáló, titkárság, vezető, ügyintéző. A lehetséges hozzáférési szintek a következők: nincs hozzáférés, leíró információk megtekintése, csatolt tartalom megtekintése, módosítás.

Érkeztetés
Az érkeztetés funkció segítségével a beérkező iratokról csak leíró információk kerülnek rögzítésre. Az elektronikus tartalom ekkor nem tárolódik. Az érkeztetett iratok egyedi érkeztető számmal rendelkeznek. Az érkeztetett iratok az érkeztető könyvbe kerülnek.

Iktatás
Az iktatás funkció használatával a beérkezett és kimenő iratok leíró információi (küldő, címzettek, postázás módja, irattípus stb.) és az iratok elektronikus képe kerül tárolásra. A tartalom szkenneléssel és csatolással rögzíthető az irathoz, azonban a Fax integráció segítségével a beérkezett faxok elektronikus képe automatikusan a rendszerbe kerül. A papír alapú iktatókönyv igény szerint kinyomtatható a rendszerből.

Sztornózás
A hibás rögzítésű iratok sztornózással kitörölhetők a rendszerből. Ekkor az irat az iktatókönyvben sztornózott megjelöléssel szerepel, a rendszer más részeiben nem látható.

Irat mozgás kezelése
A szervezeti egységek, és az ügyintézők közötti iratmozgások elektronikus kezelésére szolgáló funkció rögzíti az irat egyes példányainak útját, kezeli a „papír nélküli iroda” funkcióit, azaz:

Expediálás
Szignálás
Átadás
Átvétel
Visszaadás
Visszautasítás
Készre jelentés
Lezárás
Kiküldés

Ügyirat mappák kezelése
A szervezeti egységnél található iratok strukturált tárolására a rendszer többszintű ügyirat mappa struktúra létrehozását teszi lehetővé, melyben a kívánt tárolási elvek segítségével rendszerezhetőek a kezelt dokumentumok.

Keresés
A tárolt iratok egyszerű keresésére a rendszer a kereső, csoportosító, szűrő, rendező funkciók sokaságával támogatja a felhasználók napi tevékenységét.

Szkennelés, csatolás
Az iratok elektronikus tartalma a rendszerhez csatlakoztatott szkenner, vagy elektronikus állomány csatolásának segítségével rendelhető az irathoz. A rendszer kezeli a többoldalas szkenneléseket síkágyas valamint lapadagolós szkennerek használatával egyaránt.

Irattári funkciók
A lezárt iratok példányai, valamint az iratkezelési szabályzat által meghatározott esetekben az eredeti példányok az irattárba kerülnek. Az irattáros figyelemmel kísérheti az irattári tételszám alapján automatikusan kezelt levéltári és selejtezési teendőket és rögzítheti a fizikai tárolás helyét, valamint a példányok irattárból történő kikérését és visszavételét. Az irattári fukciók a következők:

Levéltárazás
Selejtezés
Kiadás
Visszavétel

Ügyviteli funkciók
A rendszerbe épített ügyviteli funkciók támogatják az iratok kiküldésének és beérkeztetésének folyamatát, valamint a Magyar Posta által elfogadott formátumú postakönyv automatikus elkészítését a mindenkori érvényes postai díjszabás alapján.

Az ügyviteli funkciók a következők

Iktatókönyv kezelés, nyomtatás
Érkeztetőkönyv kezelés, nyomtatás
Postázás
Postakönyv készítés, nyomtatás

Faxok kezelése
Az integrált fax szerver kapcsolat segítségével a központi fax szerverre beérkező küldemények automatikusan az iktató rendszerbe kerülnek, valamint a rendszer képes automatikusan kiküldeni a faxokat, és a kézbesítés sikerességét ellenőrizni.

FilingCabinet funkciói:

Beszerzési modul:
A rendszer beszerzési modulja a beszerzési tervek elkészítését, módosítását valamint az egyes beszerzési tevékenységek során jelentkező műveletek kezelését segíti.

A beszerzési modul funkciói:

Beszerzési terv létrehozása, módosítása
Valuta árfolyamok kezelése
Beszerzési igények begyűjtése és tételekbe szervezése
Értékkövetés
Eljárástípus meghatározás
Pályázat indítás
Jelentés készítés

Pályázattár:
A rendszer pályázattár modulja képes kezelni a közbeszerzési eljárások folyamata során keletkező dokumentumok teljes körét. Az eljárás típusának megfelelő pályázat sablonnal támogatja az egyes lépések elvégzését, valamint a beépített határidő kezelés segítségével segíti az ügyintézők munkáját. Rögzíthető a pályázók értékelési, érvényességi, és alkalmassági kritériumoknak való megfelelőssége, a pályázat sikeressége vagy sikertelensége, a nyertes pályázó valamint a beérkezett ajánlatok és kapcsolódó dokumentumaik.

A pályázattár funkciói:

Pályázatok kezelése
Szakaszok kezelése
Tevékenységek kezelése
Dokumentumok kezelése
Iktató importálás

Szerződéstár:
A szerződéstár modul kezeli a pályáztatási eljárások végeredményeként keletkezett beruházási szerződéseket, azok kapcsolatát az egyes tevékenységekhez, a szerződések tartalmát, módosításait és a kapcsolódó dokumentumokat. Kezeli továbbá a nem pályáztatás során előálló egyéb működési és egységáras szerződéseket. A rendszer képes kapcsolódni a Navision, SAP stb. vállalatirányítási rendszerhez, az ott rögzített szerződések és szerződésmódosítások alapadatainak átvétele céljából.

A szerződéstár funkciói:

Beruházási szerződések kezelése
- Projektek
- Szakaszok
- Tevékenységek
- Szerződések
- Szerződés módosítások
- Dokumentumok
Egységáras szerződések
Működési szerződések
Szerződések keresése
ERP integráció
Iktató importálás
Pályázattár intergáció