A rendszer a vállalat pénzügyi adatairól több modulban is közöl információt, attól függően, hogy az mely pénzügyi területhez kapcsolódik. Ennek megfelelően a Pénzügyi csomag fő pillérei a Befektetett eszközök modul.
Főkönyv modul
A napi munka
A Főkönyv modul a vállalatirányítási rendszernek az a része, amely optimális hatékonysággal biztosítja a vállalat számviteli adatainak, könyvelési és más pénzügyi törzsadatainak központi kezelését.
Az online integráció az alábbiakban mutatkozik meg:
- Az adatok folyamatos frissítése
- A rendszer részletezési funkciójának ('drill down') használatával visszakereshető, hogy egy adott érték mely tételekbol állt össze
- Az összes felhasználó egyszerre vihet be, illetve könyvelhet adatokat
- Jelentős mértékben csökken a ismételt adatbevitel
A rugalmas munkaeszközök segítségével a felhasználó az online adatokat a munkakörnyezetének leginkább megfelelő módon tudja felhasználni. A belső és külső elemzésekhez rendelkezésre álló lehetőségek révén a főkönyvi kivonatok és testre szabott jelentések széles választékát lehet igény szerint elkészíteni. A rendszer az adatok szervezeti hierarchia szerinti göngyölítésével és a különböző jelentéskészítési lehetőségekkel a hazai és/vagy külföldi leányvállalatok konszolidálását is elvégzi. A tételek és egyenlegük speciális feltételek (például időszak, költséghely vagy költségviselő) szerint szűrhetők. Az alkalmazás bármely részéből lehetőség van az összegzett adatokon alapuló kimutatások, illetve az egyes dimenziókon alapuló adatok összehasonlító listázására és nyomtatására, akár egy előre definiált másodlagos pénznemben is.
A 'drill down' funkció és a menet közben beállítható szűrők segítségével a vállalat számlatükre a tételek összegzését végző passzív eszközből olyan praktikus munkaeszközzé alakítható át, amely naprakész adatokkal alátámasztott precíz kimutatásokat kínál. Az igényeknek megfelelő számlatükör beállítása után a felhasználó az aktuális és az előző üzleti évekből származó adatokra támaszkodva számtalan szempont alapján vizsgálhatja a vállalati pénzügyi folyamatait.
A rendszer minden lekönyvelt főkönyvi tételt dokumentál, ezáltal a tételek az alkalmazás bármely részében nyomon követhetők. A felhasználó a számlatükörből hozzáférhet a főkönyvi tételek nyilvántartásához. A tételek listái a kiegyenlítő tételekre, az áfára, az alkalmazott dimenziókra vonatkozó adatokat, valamint még sok egyéb információt tartalmaznak.
A könyveléshez korlátlan számú, akár felhasználónként különböző főkönyvi napló hozható létre. Ennek köszönhetően minden felhasználó eltérő bizonylatszámozással, saját főkönyvi naplójában dolgozhat, így az összes dolgozó egyszerre vihet be adatokat és könyvelhet le tételeket a rendszerben.
Az olyan tranzakciók könyveléséhez, amelyek kis eltérésekkel vagy változatlan formában gyakran ismétlődnek, a rendszer ismétlődő naplókat biztosít. A napló minden egyes sorához definiálni kell a számítás módját, valamint azt, hogy a könyvelés milyen időközönként történjen. A felhasználó egy adott sorhoz rendelhet fix összeget, de megadhatja azt is, hogy a rendszer milyen gyakorisággal könyvelje le a szóban forgó sort a módosított adatokkal. Az ismétlődő naplóban megadott, lekönyvelendő fix összeget feloszthatjuk több számla, költséghely, költségviselő vagy más egyéb könyvelési dimenziók között. A felosztás alapja lehet mennyiség, százalék vagy érték.
Üzleti tervezés
A számlatükör minden egyes számlájához tartozik egy Egyenleg/tervadat ablak, amelyben a tervezett és/vagy a tényleges összegek szerepelnek. Itt a felhasználó megtekintheti az egyes számlákhoz tartozó értékek is. Eldöntheti, hogy egy adott összeg napi, heti, havi, negyedéves, éves vagy más könyvelési időszak szerint bontásban jelenjen meg. Mindezek mellett a dátumszűrő különböző dimenziókkal, például a költséghely, projekt vagy üzleti egység dimenziókkal együtt is használható. Az összegek a specifikációban megadott feltételeknek megfelelően azonnal tükrözik a beállításokban véghez vitt módosításokat. Ugyanilyen egyszerűen meg lehet nyitni például egy olyan listát, amely egy adott összeg alapjául szolgáló tételeket tartalmazza. A rendszerben olyan költség- és bevételterveket lehet létrehozni, amelyek a számlatükör összes könyvelhető és összegző számlájára lebontott összegeket tartalmaznak. A terveket mátrix formában, egy külön ablakban lehet elkészíteni. Ezután bármikor össze lehet hasonlítani, és ki lehet nyomtatni egy adott egyenleg tényleges és tervezett értékét úgy, hogy az eltérések százalékos formában jelennek meg. A terveket napi, heti, havi vagy negyedéves bontásban, a teljes évre, vagy tetszőleges könyvelési időszakra lehet definiálni. A költséghely, költségviselő vagy üzleti egység szintű terveket több évre előre is meg lehet határozni. Egy adott időszakhoz tetszőleges számú terv kapcsolható, és az eredeti terv igény szerint össze is vethető a módosított tervekkel. A rendszer minden terv esetében nyilvántartja az összegekben végbemenő változtatásokat, és az összes változásról dimenziónkénti összefoglalót készít. A tervek részben vagy egészben átmásolhatók másik időszakba, költséghelyhez, költségviselőhöz vagy vállalathoz.
Egyedi jelentések
A számlasémák segítségével korlátlan számú, a főkönyv és akár a költségvetések adatait is felhasználó jelentéseket lehet definiálni, amelyek megjelenése tetszés szerint alakítható. Egy forgalmi és tervadatokat tartalmazó számlasémában például, a felhasználó definiálhat egy új oszlopot, amelyben az alkalmazás a két oszlop közötti különbséget számítja ki és jeleníti meg. Egy adott számlasémában, a számlatükörben szereplő számlák és összegek kombinációjával pontosan az igények szerinti jelentés állítható elő. A sémák soraiban és oszlopaiban a szokásos műveleti jeleket és zárójeleket (*, /, +, -) is meg lehet adni, így a szükséges számítások elvégzéséhez nem kell az összegeket másik programba exportálni. Minden egyes oszlophoz beállítható, hogy listázáskorvagy nyomtatáskor megjelenjen-e a forgalom, az egyenleg, a nyitó egyenleg, a tárgynapi éves egyenleg, illetve az év hátralévő részére vagy a teljes üzleti évre tervezett összeg. A sorokban lehetőség van tetszőleges főkönyvi számlatartományok összegzésére vagy a táblázat más soraiban szereplő adatok összegének megjelenítésére. Minden egyes alkalommal, amikor a felhasználó kinyomtatja vagy megtekinti a jelentést, az alkalmazás újraszámítja és frissíti a sémában definiált oszlopok összegeit. A jelentés definiálásakor az adatokat a dátum, a költséghely, a költségviselő és a további dimenziók szerint szűrni is lehet.
Vevők és szállítók kezelése
A Navision rugalmas megoldásaival és a vállalat sajátosságait tükröző beállítási lehetőségeivel hatékonnyá válik a vevő- és szállítószámlák kezelése. A rendszer rugalmas üzleti logikája az alábbi területeken érvényesül:
- A pénzáramlás javítása és a kétes követelésekkel kapcsolatos költségek csökkentése:
- A program figyelmezteti a felhasználót, ha az adott vevő átlépi a számára megengedett hitelkeretet, ha egy fennálló vitás ügyből kifolyólag átmenetileg nem lehet hozzá tranzakciókat felvinni, illetve ha fizetési hátralékban van.
- A vevő- és szállítóforgalom figyelemmel követését segítik a vevő- és szállítóstatisztikák, valamint a korosító listák.
- A hátralékban lévő ügyfeleknek kivonatok és fizetési felszólítások küldhetők. Különböző feltételek megadásával beállítható például, hogy mikor kerüljön sor a felszólító levelek kiküldésére, hány felszólító levelet küldjön a rendszer, milyen pénznemben, vagy hogy eltérő legyen-e levelek jellege, az alkalmazott kamat és a pótlólagos díj mértéke. A felszólító levelek készítése automatizálható, de a felhasználó tetszés szerint manuálisan is elkészítheti őket.
- A késedelmi kamatokhoz tetszés szerinti számú feltétel definiálható, mint például különbözo kamatlábak, türelmi időszakok, minimális összegek, pénznem stb. A késedelmi kamat felszámítása automatizálható, de a feladatot a felhasználó tetszés szerint manuálisan is végezheti.
- A számlakezelési eljárások jelentős részének automatizálása:
- A leggyakrabban eloforduló tranzakciókhoz ismétlődő naplókat lehet használni.
- Fizetési feltételek: a felhasználó, például képletek segítségével, megadhatja a lejárati dátumokat, és az árengedményes időszakokat, majd ezeket vevőkhöz és szállítókhoz rendelheti. A fizetési feltételeket bármikor lehet törölni vagy módosítani, de szükség szerint új feltételt is fel lehet venni.
- Azonnali hozzáférés a döntéshozatalban szükséges adatokhoz:
- A lekönyvelt, a még le nem könyvelt és a korábbi tranzakciókra vonatkozó részletes információk teljes körének elérése.
- Különböző időszakokból származó mélyreható vevő- és szállítóstatisztikák a legfrissebb egyenlegekkel, az értékesítés és beszerzés összesített adataival, az összes nyereséggel, kifizetésekkel és árengedményekkel.
- Pénznemenkénti vevő- és szállítóstatisztikák.
- Vevők és szállítók korosító listái, valamint részletes főkönyvi kivonatok.
- Kitűnő és személyre szabott szolgáltatások mind a vevők, mind a szállítók számára:
- Rugalmasan beállíthatók a fizetési feltételek, az árengedményes időszakok és a fizetési módok, így eleget lehet tenni a vevők és szállítók különböző igényeinek.
- A szállítók fontossági sorrendbe állíthatók, így meghatározható, hogy követeléseik kifizetésére milyen sorrendben kerüljön sor.
- A program a lejárati dátum, a szállító prioritása, valamint az elérhető árengedmények alapján automatikusan javaslatot tesz a szállítói kifizetések teljesítésére.
- A rendszerben külön szállítási és számlázási cím adható meg, ami lehetővé teszi, hogy a számlák, a kivonatok vagy a felszólító levelek mindig a megfelelő szervezeti egységhez vagy címre érkezzenek.
- Minden egyes vevő és szállító saját számlakartonnal rendelkezik, mely tartalmazza a címadatokat, a pénznemekkel és adókkal kapcsolatos információkat, valamint a fizetési feltételeket. A számlákhoz ezen felül könyvelési csoport és korlátlan számú alapértelmezett dimenzió (például felelős árubeszerző, értékesítési körzet, cikkosztályok stb.) is rendelhető.
- A számlakartonokról az adott számlával kapcsolatos összes bizonylatot, számlastatisztikát, főkönyvi tételt vagy bankszámlát közvetlenül el lehet érni.
- A felhasználó bármely számlához vagy tranzakcióhoz megjegyzéseket fűzhet.
Befektetett eszközök modul
Számos eszközadat definiálható, például sorszám, leírás, eszközkategória, helykód és sorozatszám. A meglévő eszközökön túl a beszerezni kívánt, azaz tervezett tárgyi eszközök is definiálhatók. Ez nagyban megkönnyíti a bekerülési érték aktiválás előtti nyilvántartását. Nyomon követhető a tárgyi eszközök karbantartási és biztosítási állapota. A kimutatások és statisztikák részletezettsége is beállítható, például egy eszköz egyetlen egységként vagy alkatrészek összességeként is definiálható.
Minden egyes tárgyi eszközhöz korlátlan számú értékcsökkenés-elszámolási nyilvántartás definiálható, az alábbi lehetőségekkel:
- Az összes értékcsökkenési követelmény ismertetése egy tárgyi eszközre nézve.
- A helyi számviteli és adóelőírásoknak való megfelelés bármely országban.
- Külön értékcsökkenés-elszámolás definiálható a belső értékcsökkenési számításokhoz.
- Ha a vállalat egy multinacionális vállalat leányvállalata, az anyavállalat értékcsökkenési előírásai is követhetők.
- Tetszés szerinti integrálhatóság a Főkönyv modullal.
- Megadható, hogy egy adott tárgyi eszközökre milyen értékcsökkenési módszer vonatkozzon.
- Az értékcsökkenési elszámolások tételei indexelhetők.
- Definiálható az értékcsökkenés elszámolásának gyakorisága, például havi, negyedéves vagy éves elszámolás.
- Minden értékcsökkenés-elszámolási nyilvántartáshoz egy főkönyvi tétellista tartozik, amely tartalmazza az összes releváns információt, így a könyv szerinti értéket, az értékcsökkenés alapját, a halmozott értékcsökkenést, az értékesítést, a nyereséget és veszteséget, a felhasználó azonosítót és az eredetkódot.
Kapcsolatfelvétel, elérhetőségünk
Ha bővebb felvilágosítást szeretne kapni az MBS Navision-ról, licenszelésről, licensz konstrukciókról, vásárlási lehetőségekről, kérjük keresse alábbi munkatársainkat:
Karácsony Sándor:
Szabó András:
Cseh Tibor:
Kézi Zsuzsanna:
Tel: (06-1) 206-1996
Fax: (06-1) 206-2008