BTR Beszerzés Támogató Rendszer

Beszerzési folyamatok számítógépes támogatását segítő rendszer

A Termék

A Beszerzési folyamatok támogatását segítő rendszert az ATIGRIS Informatika ZRt elsősorban a nagyobb beszerzéseket végző Intézmények számára fejlesztette ki. Cégünk felismerte azt a reális piaci igényt, amely a beszerzések átláthatóságára és a különböző Intézmények beszerzéseinek nyomonkövetésére jelentkezett.

A Beszerzést Segítő Rendszer végigköveti az Intézményi beszerzések folyamatát az igény jelentkezésétől a megfelelő pályáztatás során a beérkezett ajánlatok formai és tartalmi követelményeinek ellenőrzésén keresztül a megfelelő döntés megszületéséig. A Rendszer segítségével a beszerzés folyamata minden állomásán követhető, abból a döntéshozók és a pályáztatók megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználói számára Vezetői információk és egyéb, a Beszerzési osztály munkáját segítő lekérdezések valósíthatóak meg.

A Rendszer Microsoft alapokra épül, így nagyon könnyen és gyorsan testreszabható, az egyedi Intézményi igényeknek megfelelően.

A Beszerzést Segítő Rendszer természetesen csak eszköz, amely akkor működik jól, ha a támogatott folyamatok az adott Intézmény szabályzásának megfelelnek, ebben az esetben viszont reális és azonnali képet ad az Intézménynél folyó összes, a rendszerben tárolt beszerzési folyamat állásáról, azok eredményéről. A Rendszer bevezetése során Cégünk maximális segítséget nyújt a folyamatok feltérképezéséhez és –ahol ezt ügyfeleink szükségesnek ítélik- azok egyszerűsítéséhez, racionalizálásához.

A Termék bevezetésének menete

A rendszer bevezetése során rendszermérnökeink felmérik az adott Intézmény informatikai infrastruktúrájának rendelkezésre állását, majd a bevezetendő Rendszer szükségletei alapján javaslatot tesznek az eszközök újraelosztására, azok jobb kihasználására, illetve esetlegesen új eszközök és szoftver licenszek beszerzésére.

Ez a szolgáltatás azért nagyon fontos, mert működő Beszerzési rendszert csak jól megtervezett, megfelelően méretezett informatikai háttér segítségével lehet biztonságosan működtetni.

Mihelyt a megfelelő infrastruktúra rendelkezésre áll (vagy eldöntött tény annak kialakítása) megkezdődik az igények felmérése, a vállalati, intézményi szintű bevezetés folyamatainak felmérése. A folyamatok felmérésének megkezdése előtt megtörténik a projekt indítása, a projekt szervezetek definiálása mind az ügyfél mind pedig az ATIGRIS részéről. Kijelölésre kerülnek az ügyfél kulcsfelhasználói is, akik a bevezetés előtt a rendszer lehetőségeiről egy bemutató keretei közt oktatásban részesülnek.

A kulcsfelhasználók képzése után megkezdődnek az interjúk, amelyek az intézményi igények felmérését célozzák. Az interjúsorozat végén a felmért igényekről elkészül a felhasználói követelmények specifikációja (URS).

A Felhasználói Követelményspecifikáció alapján a rendszer bevezetése és az esetleges additív fejlesztések elvégzése következik, majd az átadás előtt teljeskörű felhasználói és rendszergazdai oktatással zárul a projekt.

A modellezett beszerzési folyamat

Rendszerünkben az általános Költségvetési Intézmények-ben felhalmozott tapasztalataink alapján definiáltunk egy általános beszerzési folyamatot általános szereplőkkel, melyek természetesen testreszabhatóak, illetve bizonyos keretek közt változtathatóak. A beszerzési folyamat a következő:

A Beszerzési Igény a Megbízótól közvetlenül vagy közvetve az Illetékes Szerven keresztül érkezik a Beszerzési Főosztályra. A szükséges fedezetet a Pénzügyi és Számviteli Főosztály ellenőrzi. A Beszerzési Főosztály jóváhagyásra felterjeszti a Döntéshozók számára, majd a „(köz)beszerzési engedélyt” átadja a Beszerzési Osztály számára, amely lefolytatja a beszerzési folyamatot.

A Beszerzési Folyamatok Számítógépes Támogatását Biztosító Rendszer a Beszerzési Osztály beszerzési főfolyamatát hivatott támogatni. A rendszer határai a Beszerzési Osztályon belül maradnak, de lehetőséget teremtenek a fent nagyvonalúan vázolt teljes beszerzési-engedélyeztetési folyamat támogatásának későbbi megvalósítására is.

Az alábbiakban vázoljuk a Rendszer funkcionális követelményeinek leírását, megjegyezve, hogy mindez a rendszer alapfunkcióinak felsorolása is. Ezek a funkciók szinte teljes mértékben testreszabhatóak és viszonylag gyorsan, nem túl sok fejlesztési munkával az adott Intézmény számára a speciális eljárásokra vonatkozóan kiegészíthetőek.

A követelmény leírás a jobb áttekinthetőség miatt modulonként rögzíti az igényelt rendszer jellemzőit, azaz a modul folyamatát, a megvalósítandó funkciókat, és a megvalósításhoz szükséges mezőket. A rendszer 14 modult tartalmaz.

Önkormányzati beszerzések új módszerrel

A közbeszerzési törvény ez év elejétől teszi lehetővé a települési önkormányzatok számára, hogy az általuk működtetett intézményrendszer beszerzéseit centralizált módon, az ún. helyben-központosított közbeszerzés rendszerében valósítsák meg. Az új jogintézmény alkalmazásától települési szinten általában jelentős megtakarításokat várnak, ennek megfelelően az új megoldásokra leginkább nyitott önkormányzatok már ki is jelölték az ajánlatkérésre kizárólagosan feljogosított szervezeteket. Ezek a szervezetek a legtöbb esetben korábbi feladataik ellátása mellett végzik a centralizált beszerzésekkel összefüggő tevékenységeket, melyek a jogszerűség és az átláthatóság biztosítása érdekében csak jól szervezett, szabályozott és megfelelően dokumentált eljárási rendben valósíthatók meg. Ebben a helyzetben a létszám- és költségracionalizálás szempontjai kiemelten indokolják, hogy az ajánlatkérő szervezetek az új feladatok ellátásához megfelelő informatikai támogatással rendelkezzenek.

Az Atigris Informatika hosszabb idő óta foglalkozik a közbeszerzések lebonyolításának informatikai támogatásával. Az eredetileg a központosított honvédelmi beszerzések támogatására 2002-ben létrehozott és folyamatosan továbbfejlesztett BIR elnevezésű alkalmazás, azoknak a beszerző szervezeteknek a működését hivatott segíteni, amelyek tervszerűen és szabályozott módon, más (felhasználó) szervezetek megbízása alapján, gondoskodnak megbízóik termék- és szolgáltatás igényeinek kielégítéséről. Ilyen funkciót viselnek a települési önkormányzatok által a helyben központosított közbeszerzések lebonyolítására kijelölt ajánlatkérő szervezetek is.

A BIR alkalmazásával a beszerző szervezet számára lehetővé válik:

a beszerzések jogszerűségének, átláthatóságának és végrehajtásuk irányításának biztosítása,
az egységes és informatikailag támogatott ügyintézési gyakorlat kialakítása,
a beszerzések gazdaságosságának elemzéséhez szükséges statisztikai adatbázis létrehozása és fenntartása.

Célkitűzés

A rendszer célja és átfogó működése

A rendszer segítségével a Beszerzési Osztály alaptevékenységével kapcsolatos információáramlás folyamatosan nyomon követhetővé válik.
Különböző ismérvek alapján, meghatározott formában összefoglaló adatokat szolgáltat a tárolt adatbázisból.
Segítségével a beszerzéshez kapcsolódó egyéb tevékenységek, illetve nyilvántartások számára megfelelő információk és adatok lesznek hozzáférhetők.
Felkészül a (köz)beszerzések számítógépes támogatásának nagyobb távú kitekintésére (szélesebb körű társigazgatóságokat teljes körűen kezelő rendszerré való továbbfejlesztésre).
A beruházási eljárás típusa alapján alapértelmezésként alkalmazott törvényi határidőkkel kiszámítja az eljárás határidőit. (Ügyfél által megadott határidők beépítése szükséges)
Biztosítja a Felügyeleti és Ellenőrző Szervek hozzáférését is.
A rendszer alapkiépítésekor nem cél a társintézményekkel való on-line kapcsolat kiépítése, azonban a rendszer úgy kerül kialakításra, hogy a későbbi továbbfejlesztés a lehető legkisebb beavatkozást jelentse.
A rendszer alapkiépítésének nem célja a Beszerzési Osztály folyamatainak átalakítása, annak Kbt-vel való teljes megfelelésének vizsgálata, de jelen pillanatban megfelel a jelenlegi kbt eljárások törvényben előírt feltételeinek.

A rendszer jellemzőire vonatkozó célkitűzések

A rendszer legfontosabb jellemzője a rugalmasság. A fejlesztés során célunk az volt, hogy a megvásárolt Rendszer rugalmasan alkalmazkodjon a változó törvényi szabályzásoknak, így megfelelő határidőre reagálni legyen képes az egyes jogszabályváltozásokra.
A rendszerre jellemző, hogy mindig az aktuális valóságtartalmat mutatja.
A definiált eljárások személytől függetlenek.
A rendszer kezeli a digitális aláírást. Külső tanúsító központ alkalmazásáig egy saját, - nem feltétlenül erős - digitális
A Rendszer kialakítása során maximális kompatibilitásra törekszünk a folyamatok felmérése során megnevezett társszervek és a Beszerzési Osztály kapcsolódó rendszereivel.
Egy adatot csakis egyszer kell rögzíteni a rendszerben.
A Rendszert úgy terveztük, hogy az informatikai üzemeltetéshez szükséges idő ne haladja meg a rendszeres mentési tevékenység munkaidejét.

Sikeresen alkalmazható a rendszer, mert

az igazgatók (megnevezett területi vezetők) eseti kérdéseikre gyorsan (az átlagosnál nagyságrenddel gyorsabban) kapnak választ;
az osztályvezetők (középvezetők) az érintett osztályok eljárásait átláthatják, és mindig tudják, hogy melyik eljárás mely szakaszban van,
az ügyintézők jogosultságaik alapján saját eljárásaik esetén minden szakaszról megkapják az aktuális és valós információkat. Amennyiben a rendszer Microsoft Active Directory címtárral rendelkező Intézménynél kerül bevezetésre, úgy teljes mértékig megoldható, hogy a jogosultságok és a felhasználók beállításai az Active Directory címtárból érkezzenek.

A rendszer moduljai:

Megbízás modul
Eljárás modul
Részvételi jelentkezés modul
Ajánlattételi szakasz modul
értékelési szakasz modul
Eredményhirdetés modul
Tájékoztatás modul
Kiadás/Bevétel modul
Szerződés modul
Engedélyek modul
Besorolás
Marketing modul
Lekérdezések modul
Adminisztráció modul
Gyűjtő modul

A Rendszer fő folyamatai, funkciói:

GYŰJTŐ IGÉNYLÉSE
- MEGBÍZÁS
- MEGBÍZÁS TOVÁBBI ADATOK - ALAPADATOK
- MEGBÍZÁS TOVÁBBI ADATOK - MÓDOSÍTÁSOK
- MEGBÍZÁS TOVÁBBI ADATAI – CSOPORTOK
- MEGBÍZÁS TOVÁBBI ADATAI – PÉNZÜGYI ADATOK
- MEGBÍZÁS TOVÁBBI ADATAI – EGYÉB ADATOK
- ÚJ KÖZBESZERZÉSI ENGEDÉLYEZÉSI KÉRELEM – ALAPADATOK
- ÚJ KÖZBESZERZÉSI ENGEDÉLYEZÉSI KÉRELEM TOVÁBBI ADATOK – MÓDOSÍTÁS
- GYŰJTŐ IGÉNYLÉSE
GYŰJTŐ
- FELADATÁTADÁS
- KI ÉS BELÉPÉS A GYŰJTŐBE
ELJÁRÁS - EGYSZAKASZOS ELJÁRÁS ESETÉN
- ELJÁRÁS - TÍPUSMÓDOSÍTÁS
- ELJÁRÁS - TÍPUSJÓVÁHAGYÁS
- ELJÁRÁS - CSOPORTOK
- ELJÁRÁS – CSOPORTOK - TÉTELEK
- ELJÁRÁS – ÉRTÉKELÉSI RÉSZ SZEMPONTOK
- ELJÁRÁS – ALKALMASSÁGI KRITÉRIUMOK
- ELJÁRÁS – ÉRVÉNYESSÉGI KRITÉRIUMOK
- ELJÁRÁS – DOKUMENTUMOK
- ELJÁRÁS – BIZOTTSÁG KIJELÖLÉSE
- ELJÁRÁS – BIZOTTSÁG FELÁLLÍTÁSA
- ELJÁRÁS – BIZOTTSÁGI ÜLÉSEK
- ELJÁRÁS – KIEGÉSZÍTÉS
- ELJÁRÁS – EGYÉB ADATOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – ALAPADATOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – HATÁRIDŐK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – DOKUMENTUMOT ÁTVEVŐ CÉGEK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – AJÁNLATTEVŐ CÉGEK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – AJÁNLATOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – TÁRGYALÁSOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – ÉRTESÍTÉS A TÁRGYALÁSRÓL
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – BIZOTTSÁGI ÜLÉSEK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – EGYÉB ADATOK
ELJÁRÁS – KÉTSZAKASZOS ELJÁRÁS ESETÉN
- ELJÁRÁS - TÍPUSMÓDOSÍTÁS
- ELJÁRÁS - TÍPUSJÓVÁHAGYÁS
- ELJÁRÁS - CSOPORTOK
- ELJÁRÁS – CSOPORTOK - TÉTELEK
- ELJÁRÁS – ÉRTÉKELÉSI RÉSZ SZEMPONTOK
- ELJÁRÁS – ALKALMASSÁGI KRITÉRIUMOK
- ELJÁRÁS – ÉRVÉNYESSÉGI KRITÉRIUMOK
- ELJÁRÁS – DOKUMENTUMOK
- ELJÁRÁS – BIZOTTSÁG KIJELÖLÉSE
- ELJÁRÁS – BIZOTTSÁG FELÁLLÍTÁSA
- ELJÁRÁS – BIZOTTSÁGI ÜLÉSEK
- ELJÁRÁS – KIEGÉSZÍTÉS
- ELJÁRÁS – EGYÉB ADATOK
- RÉSZVÉTELI SZAKASZ – IDŐPONTOK
- RÉSZVÉTELI SZAKASZ – HATÁRIDŐK
- RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS – BIZOTTSÁGI ÜLÉSEK
- RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS – RÉSZVÉTELRE JELENTKEZŐ CÉGEK
- RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS – EGYÉB ADATOK
- RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS – KIÉRTÉKELÉS
- RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS – ÉRVÉNYESSÉGI KRITÉRIUMOK
- RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS – ALKALMASSÁGI KRITÉRIUMOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – ALAPADATOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – HATÁRIDŐK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – DOKUMENTUMOT ÁTVEVŐ CÉGEK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – AJÁNLATTEVŐ CÉGEK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – AJÁNLATOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – TÁRGYALÁSOK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – ÉRTESÍTÉS A TÁRGYALÁSRÓL
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – BIZOTTSÁGI ÜLÉSEK
- AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ – EGYÉB ADATOK
ÉRTÉKELÉS - EGYSZAKASZOS ELJÁRÁS ESETÉN
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ÉRVÉNYESSÉGI KRITÉRIUMOK
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ALKALMASSÁGI KRITÉRIUMOK
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ÉRTÉKELÉSI TÁBLÁZAT
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – DÖNTÉSI JAVASLAT
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – FELSŐBB SZINTŰ DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTŐ BIZOTTSÁG
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ELJÁRÁST LEZÁRÓ DOKUMENTUM
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – EGYÉB ADATOK
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – TÁRGYALÁS, BIZOTTSÁGI ÜLÉS, HELYSZÍNI SZEMLE
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – NYERTESEK
ÉRTÉKELÉS - KÉTSZAKASZOS ELJÁRÁS ESETÉN
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ÉRVÉNYESSÉGI KRITÉRIUMOK
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ALKALMASSÁGI KRITÉRIUMOK
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ÉRTÉKELÉSI TÁBLÁZAT
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – DÖNTÉSI JAVASLAT
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – FELSŐBB SZINTŰ DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTŐ BIZOTTSÁG
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – ELJÁRÁST LEZÁRÓ DOKUMENTUM
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – EGYÉB ADATOK
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – TÁRGYALÁS, BIZOTTSÁGI ÜLÉS, HELYSZÍNI SZEMLE
- ÉRTÉKELÉSI SZAKASZ – NYERTESEK
EREDMÉNYHIRDETÉS
- EREDMÉNYHIRDETÉS SZAKASZ – ALAPADATOK
- EREDMÉNYHIRDETÉS SZAKASZ – ÖSSZEGZÉS AZ ELJÁRÁSRÓL
- EREDMÉNYHIRDETÉS SZAKASZ – KIÉRTESÍTÉS AZ EREDMÉNYHIRDETÉSRŐL
- EREDMÉNYHIRDETÉSI SZAKASZ – EGYÉB ADATOK
TÁJÉKOZTATÁS
- TÁJÉKOZTATÁSI SZAKASZ - ALAPADATOK
- TÁJÉKOZTATÓ SZAKASZ – EGYÉB ADATOK
SZERZŐDÉS
- SZERZŐDÉS
- KERETSZERZŐDÉS
- TÖBBÉVES SZERZŐDÉS
- SZERZŐDÉS TOVÁBBI ADATAI
- SZERZŐDÉS– EGYÉB ADATOK
GYŰJTŐHÖZ TARTOZÓ TOVÁBBI TEVÉKENYSÉGEK
- KIADÁSOK ÉS BEVÉTELEK
- ENGEDÉLYEK
- GYŰJTŐ ARCHIVÁLÁSA
EGYÉB, TOVÁBBI FUNKCIÓK
- MARKETING
LEKÉRDEZÉSEK
- ELJÁRÁS ÜGYINTÉZŐNKÉNT
- ÜGYINTÉZŐI STATISZTIKA
- MÓDOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSI ENGEDÉLY
- LEJÁRÓ KERETSZERZŐDÉSEK
- HATÁRIDŐK
- KÜLFÖLDI CÉGEK
- SZERZŐDÉS EGYSÉGÁRAK
- PROSPEKTUSOK
- TERMEK FOGLALTSÁGA
ADMINISZTRÁCIÓ
ELJÁRÁS NÉLKÜLI GYŰJTŐK

Továbbfejlesztés, kapcsolódó rendszerek

A Rendszer telepítése során a fenti folyamatok testreszabására kerül sor, a tanácsadási tevékenység keretei közt az adott Intézmény folyamatainak tükrében. Természetesen minden Intézmény esetén léteznek kivételek, illetve olyan speciális beszerzési támogatást igénylő folyamatok, melyek az Intézmény esetleges speciális feladatköre miatt szükségesek. Ezen folyamatok fogadására, támogatására a Rendszer kétféleképpen is fel van készítve. Az egyik megoldás az, hogy az ATIGRIS fejlesztői a beépített szabványos interfészek segítségével kétirányú adatkommunikációt indítanak a speciális beszerzési folyamat rendszerével, a másik megoldás pedig a beszerzési folyamat teljeskörű integrációja lehet.

Kapcsolatfelvétel

ATIGRIS Informatika Zrt.
1119 Budapest Etele út 57.
Tel: 206-1996
FAX: 206-2008

Sali Róbert - vezérigazgató helyettes
Email:
Mobil: 30-350-5781