Egy szervezet üzleti folyamataiban több felhasználói csoport vehet részt, s a szervezet hatékony működéséhez elengedhetetlen, hogy ezek a csoportok időben és megfelelő módon megoszthassák a munkájukhoz szükséges tudást, információt, illetve hozzáférhessenek a szükséges folyamatokhoz és szolgáltatásokhoz.
Lényeges az is, hogy a szervezet irányítani és felügyelni tudja a megfelelő adatok, információk és tudás megfelelő irányba való terjedését, vagyis az információ eljusson mindenhova, ahol szükség van rá, de ne kerüljön illetéktelen kezekbe.
A Minisztériumi és Általános Intranet portál ennek megvalósítását teszi lehetővé azzal, hogy egy felületen, közös hozzáférési ponton integrálja az elérhető tartalmakat, információkat, szolgáltatásokat és folyamatokat, hozzáférhetővé teszi a különféle alkalmazásokat, dokumentumtárakat. Egységes és interaktív felhasználói felületet nyújt a különböző felhasználói csoportok számára.
Az Intranet portál telepítésének köszönhetően előre definiált eszközök teljes készlete áll rendelkezésre a cégnél meglévő elektronikus tartalom kezelésére és szabályozására: ezek segítségével a céges szabályokat egyszerűbb betartani, és az üzleti adatokat is könnyebb megvédeni. Egyszerűsíthetők a hétköznapi üzleti folyamatok is, amelyek általában csökkentik a szervezet hatékonyságát: ehhez elektronikus űrlapok és kész munkafolyamat-műveletek állnak rendelkezésre. Ezeket a felhasználók a megszokott Microsoft Office alkalmazások, az e-mail és a webböngészők segítségével kezdeményezhetik, követhetik, illetve ezen programok segítségével vehetnek részt bennük.
A rendszer alapvetően a legújabb MOSS 2007 technológiára építve teljeskörű belső portál mgoldást nyújt Minisztériumi és Vállalati környezetben egyaránt, néhány kisebb, workflow jellegű feladat megoldásával és adatbázis kapcsolással. A megvalósított általános funkcionalitások:
- Hírek modul
- Szabályzattár, utasítástár – központosított és elfogadott céges, illetve minisztériumi legfrissebb template-ek alkalmazásával, tárolásával
- Pályázattár – egyszerű, de gyorsan kereshető és logikus könyvtárszerkezet a beérkezett közbeszerzési, vagy egyéb ajánlatok tárolásához, feldolgozásához
- Gyorselérés – linkcenter
- Közhasznú információk megjelenítése (faliújság, oktatás, egészségszolgálat)
- Napi információk megjelenítése (Eseménynaptár, sajtófigyelő szolgáltatások)
- Hasznos linkek – nem szakmai, de hasznos linkcenter
- Fórum – moderált
- Telefonkönyv – ha szükséges és lehetséges, AD integrált, fényképeket is tartalmazhat
- IP alapú kamerás végpont képének kivezetése a portál felületre – hasznos extra lehet például az ebédlőben a sor nagyságnak megfigyelésére távolról
- Adatbázis elérések
- excel alapú statisztikák
- iktatási adatbázis, ha szükséges
- speciális cégfüggő, minisztériumfüggő adatázis elérések
- értekezlet szervező, teremfoglaló webpart
SPS alapú Minisztériumi és Általános portál rendszer