a professzionális informatika

Az elmúlt években a hatékony kommunikáció és a gördülékeny információ áramlás elengedhetetlen kellékévé vált minden olyan vállalat életének, melyek sikeresek és versenyképesek szeretnének lenni. Korábban a különböző csatornák külön-külön felületeket igényeltek, így a levelező kliens mellett különálló azonnali üzenetküldő rendszer, különálló fax szerver és hangüzenet központ működött. A Microsoft 2007-es termékpalettájának bevezetésével viszont vége a felszabdalt kommunikációnak, a teljes palettát lefedő Egységes Kommunikáció leegyszerűsíti és felgyorsítja a munkafolyamatokat.

Az Egységes kommunikáció (Unified Communication) kombinálja az e-mail szolgáltatásokat, az azonnali üzenetküldéssel (Instant Messaging), a fax- és hangposta kezeléssel, sőt ugyanazon a helyen, a megszokott Outlook platformon képes kezelni a video- és hanghívásokat, web-konferenciákat is. Mivel ezek a funkciók mind, az eddig is megbízható és jól ismert Microsoft Office felület legújabb 2007-es verziójának új szolgáltatásai, ezért a vállalatok könnyedén és kísérletezés nélkül integrálhatják eddigi kommunikációjukat, egy jóval rugalmasabb és még biztonságosabb környezetbe. Az egyszerűsített megoldások a vezetők számára is átláthatóbbá teszik a cégen belüli történéseket, s egyben komoly működési költségeket takarítanak meg.

Manapság a jó kommunikáció kiépítése kritikus lehet minden vállalat számára, hiszen legalább három olyan terület van, amivel előbb-utóbb mindenkinek szembe kell néznie. Az első ilyen kihívás a túltelített, túlterhelt kommunikáció. Az alkalmazottak jelenleg legalább öt felületet használnak kapcsolattartásra, információ átadásra, mint az e-mail, vezetékes- és mobiltelefon, azonnali üzenetküldés és web konferencia. Ezek eddig nagyrészt nem átjárható felületek voltak, de a Microsoft Egységes Kommunikációs eszközeivel rendezetten válnak elérhetővé a szükséges információk, legyen szó akár egy telefonszámról, akár egy korábbi beszélgetés anyagáról.

A második kihívást a szétaprózott munkaerő, távol lévő partnerek és vevők problémája okozza, ami információ hiányhoz vezet és lassítja a problémamegoldást. A partnerekkel és vevőkkel kapcsolatos interakciók hiánya alacsonyabb vásárlói hűséghez, kisebb eladásokhoz és kevesebb profithoz vezethet. Amennyiben ehhez hozzákapcsolódik a harmadik kihívás, a magas kommunikációs költségek kezelése, akkor minden cégvezetőnek be kell látnia, hogy fontos problémával áll szemben. A klasszikus kommunikációs csatornák költségei, mint a távolsági hívások, hangposta rendszerek fenntartása, utazási költségek mind-mind csökkentik a vállalat profitját. Egy ezt felváltó, új generációs rendszernek persze nem csak olcsónak kell lennie, hanem felhasználóbarátnak és egyszerűen üzemeltethetőnek, hiszen hiába kerül kevesebbe, ha a szükséges plusz IT támogatás újra megnöveli a költségeket.

A Microsoft éppen ezen szempontok alapján újragondolt rendszere az Egységes Üzenetküldésre épül, aminek lényege, hogy a felhasználó minden típusú üzenetét egy helyen, az Outlook postafiókjában éri el. Ez azt jelenti, hogy az e-mail-, fax- és hangposta üzenetek mellett a nem fogadott hívásokról szóló értesítések is automatikusan a postafiókba kerülnek. Ráadásul a felhasználónak nem feltétlenül kell a saját számítógépénél lennie, üzeneteit számos egyéb módon elérheti. Az Outlook Web Access szolgáltatás segítségével bármilyen gépről, a böngészőn keresztül elérhető a fiók, legyen az egy internet kávézóban lévő gép vagy egy Windows Mobile operációs rendszert futtató kézi számítógép. E mellett akár hangvezérléssel, bármilyen telefonról a megadott számra telefonálva ellenőrizhetőek a levelek, de akár a naptárbejegyzések is, melyeket a szoftver egyelőre csak angol nyelven ugyan, de képes felolvasni is. A rendszer alapköve az Exchange Server 2007, ami a telefonközponttal összekötve képes a felsorolt funkciók teljes körű ellátására.

A kor kihívásai többet követelnek meg, mint a klasszikus üzenetküldés hatékony rendszerré gyúrása, ezért a Microsoft a vállalati környezet igényeire szabva létrehozta a Communicator 2007 megoldását, ami legegyszerűbben a Live Messenger üzleti megfelelőjeként definiálható. Ennek segítségével már valamennyi kommunikációs eszköz csatasorba állítható, beleértve az azonnali üzenetküldést, chatet, VoIP telefonhívásokat, video telefonálást és web konferenciákat is. Az Egységes Kommunikáció legfontosabb vívmánya, hogy bármelyik eszköz egyetlen kattintással indítható a Communicator 2007-ből, de bármely más Office alkalmazásból is, mint az Outlook, vagy a megnyitott dokumentumokból, mint a SharePoint oldalak vagy Office fájlok. Az eddig komplex rendszerek egységesítésével többek közt az is lehetővé vált, hogy a Communicator 2007-be belépve minden elérhető legyen, így az eddigi 5-10 jelszó helyett elegendő ezt az egyet megjegyeznie a felhasználóknak.

Az egységesítés természetesen a Communicator 2007 esetében is jelenti azt, hogy bárhonnan elérhetőnek kell lennie az irodai gép funkcióinak, így a szoftver egyszerűen használható saját notebookról is VPN nélkül, de létezik webes felületről elérhető és mobil platformra optimalizált változat is, úgy hogy a funkciók teljes skálája elérhető marad.

A korábbi rendszerek legnagyobb hibája az volt, hogy többnyire nem hatékonyan választották meg a felhasználók a kommunikációs csatornát. Automatikusan mobiltelefonon hívni valakit plusz költséget jelenthet, ha éppen az irodában tartózkodik, de ugyanolyan hiba lehet e-mailt küldeni valakinek, aki éppen nincs számítógép előtt. Ennek megoldására a Microsoft a jelenlét-érzékelést hívta segítségül, így bármelyik felhasználó kereshetővé válik a Communicator 2007-en belül, csakúgy, mint eddig az Outlookban. A kontaktlistában valós időben követhető a többiek elérhetősége, melyhez a Communicator 2007 az Outlook naptárfunkciójából, illetve magából az azonnali üzenetküldő rendszerből veszi az információkat. A jelenléti információk alapján minden esetben kiválasztható a legmegfelelőbb kommunikációs csatorna, ha az illető épp egy meetingen van, akkor telefonhívást biztosan nem fogad, de chat-en vagy e-mailen keresztül elérhető lehet. Ugyanakkor látható az is, ha valaki éppen telefonál, vagy web konferencián vesz részt, ilyenkor érdemesebb e-mailt küldeni neki. Ezen túl a felhasználók további állapotokat is rendelhetnek magukhoz, így jelezve, ha éppen elfoglaltak vagy rövid időre felálltak a számítógéptől. A jelenlét-érzékelés legnagyobb előnye, hogy nem csak egy alkalmazást vesz figyelembe, hanem a vállalati szektor által leginkább preferált Microsoft Office alkalmazásokkal is szorosan össze van kapcsolva, így nem egy újabb kommunikációs csatorna születik, hanem minden eddigi területet egy integrált rendszerbe lehet összekapcsolni.

A legtöbb ember számára már teljesen hétköznapi formája a társalgásnak, ha azonnali üzenetküldőkön keresztül érintkezik munkatársaival, viszont a Communicator 2007 továbbfejlesztett motorja képes arra, hogy az Office-ban használt fájlformátumokat egy mozdulattal a chat-ablakba illessze. A bemásolt dokumentum vagy táblázat megtartja eredeti formáját, így sokszor nincs szükség teljes fájlok átküldésére, keresésre, elegendő csak a kérdéses részt „megmutatni”. Emellett a chat bármikor bővíthető, akár új felek behívásával, akár a szöveges üzenetről hanghívásra vagy web konferenciára váltással. Emellett minden korábbi beszélgetés elmenthető és kereshető is.

A telefonhívások továbbfejlesztése is komoly érv az Egységes Kommunikáció mellett, hiszen az innovatív megoldásai mellett lehetőséget ad arra, hogy a telefonálás megszokott érzetei megmaradjanak. A Communicator 2007-ből bármely más Communicator kliens egy mozdulattal hívható, ha viszont az Office Communication Server megfelelően össze van kötve a telefonközponttal, akkor a világ bármely mobil- és vezetékes száma is elérhető, miközben a bejövő hívások –induljanak bármelyik platformról – könnyedén átirányíthatóak akár hangpostára, akár mobil készülékre, akár egy másik kliensre/számra. Természetesen sokan ragaszkodnak a jól megszokott telefonkészülékek használatához a headset helyett, számukra jó hír, hogy több világcég is forgalmaz olyan készüléket, ami külsőre megegyezik a megszokottal, de benne már a modern IP alapú szerkezet lapul.

A jól ismert Live Meeting szolgáltatás az új Communicator 2007 részévé vált, tehát egy helyi kiszolgáló szerverrel akár az Office Communication Serveren keresztül is létesíthetőek több szereplős konferenciák jó minőségben, akár egy, akár többirányú hangátvitellel. A legérdekesebb persze a videokonferencia, melyhez a Microsoft egy speciális hardvert fejlesztett ki, a RoundTable-t. Az alig 3 kilogrammos készülék nagy felbontásban képes normál vagy panoráma képet is továbbítani, amihez egy 360 fokos szögben látó kamerát integráltak bele. A hangátvitelről pedig hat darab irányítható mikrofon és két további szatellit mikrofon gondoskodik. Azok a cégek pedig, akik már kialakítottak ilyen konferencia termeket, problémamentesen használhatják a korábbi eszközeiket is újabb beruházás nélkül. A rendszer további újdonsága, hogy könnyedén oszthatóak meg a web konferencia alatt is dokumentumok, de akár a teljes desktopot is láthatóvá lehet tenni a beszélgető partnerek felé.

Összegzés

A Microsoft Egységes Kommunikáció tehát a kor igényeit szem előtt tartva teszi lehetővé, hogy a vállalati kommunikáció egy átlátható, egyszerűen menedzselhető része legyen a rendszernek, ahol az legfontosabb szempont a kommunikáció és az információáramlás hatékonysága. A minden esetben legmegfelelőbb csatorna használatával nem csak kevesebb költséggel, de gyorsabban dolgozhatnak az alkalmazottak. Ez ráadásul igaz a több telephellyel rendelkező cégekre és nemzetközi vállalatokra is. A VoIP rendszerben semmilyen hívásdíjjal nem kell kalkulálni, ráadásul a meglévő környezetet nem kell a kukába dobni, hiszen a Microsoft új megoldása a régi eszközök használata mellett is sokkal több szolgáltatást nyújt, ráadásul a Communicator 2007 teljes integrációja a további MS megoldásokkal még egyszerűbbé és sokoldalúbbá teszi mindezt. Az Egységes Kommunikációs rendszer nem csak azt garantálja, hogy a felhasználónak számos eszköz álljon rendelkezésére a kapcsolatteremtésre (e-mail, egyéni vagy csoportos üzenetküldés, video hívások, webkonferencia, stb.), hanem azt is, hogy a partner elérhetőségének alapján mindig a legmegfelelőbb eszközt válassza a kommunikációhoz. Egységes Kommunikáció előnyei a felhasználók számára:

• Ember központú: egyszeri bejelentkezéssel minden kommunikációs csatorna hozzáférhető a felhasználók által leggyakrabban igénybe vett alkalmazásokból
• Minden kommunikációs csatorna egy helyről, pár kattintással elérhető. Így például egy e-mail feladóját rögtön az Outlookból fel is hívhatjuk
• Hatékonyabb kommunikáció a jelenlét-érzékelés segítségével: kevesebb kommunikációs „zsákutca” a partner elérhetőségének előre történő jelzésével

További információk:
Egységes kommunikáció az Atigristől
Atigris Informatika

Karácsony Sándor

Tel: (06-1) 206-1996
Fax: (06-1) 206-2008

Egységes kommunikáció (UC - Unified Collaboration)

Egységes kommunikáció: egy platform-egy megoldás